S’installer en libéral : le rétroplanning !

S’installer en libéral, c’est …

😈 des tâches administratives…

et surtout:

😇 devenir chef(fe) d’entreprise

😇 prendre ses propres décisions

😇 créer sa patientèle à son image

😇 être libre d’adapter son emploi du temps !

Pour une installation sereine, je vous confie mon listing des démarches à réaliser, dans l’ordre chronologique !

Petite note avant de débuter : Toujours penser à la mention EI !

« Depuis le 15 mai 2022, tout entrepreneur individuel doit indiquer sur ses factures, notes de commandes, tarifs et documents publicitaires ainsi que sur toutes correspondances et tous récépissés concernant son activité la dénomination utilisée pour l’exercice de l’activité professionnelle incorporant son nom ou nom d’usage précédé ou suivi immédiatement des mots : « entrepreneur individuel » ou des initiales : « EI ».
Chaque compte bancaire dédié à son activité professionnelle doit également contenir la dénomination dans son intitulé. » (Urssaf)

C’est parti ! Voici le rétroplanning !

M-3 : le local bien sûr !

Vous avez trouvé un cabinet qui remplit tous vos critères ? Pensez à prendre en compte :

sa distance par rapport à votre domicile, les trajets quotidiens peuvent être vite lassants
son orientation, sa luminosité, les nuisances sonores, vous allez y passer une bonne partie de votre semaine, vous devez vous y sentir comme chez vous
l’environnement professionnel : les collègues, le maillage médical et paramédical alentour
les frais d’achat ou de location, le montant des charges et ce qu’elles incluent

M-3 : Déclaration au CDOM

Envoyez-lui un mail contenant :

une lettre adressée au Président de votre CDOM précisant votre future activité et la date à laquelle vous souhaitez débuter,
les projets de libellés de plaque et d’ordonnance,
le bail professionnel établi à votre nom, signé, daté et paraphé, si vous êtes locataire ou un plan du local si vous êtes propriétaire,
l’accord écrit du ou des médecins exerçant la même qualification à la même adresse

Le CDOM vous renverra votre nouveau numéro RPPS et une attestation signée du Président de votre CDOM. C’est le CDOM qui réalise votre demande de nouvelle CPS (qui arrivera au dernier moment, juste avant J0). Il adresse aussi à la CPAM l’attestation pour votre installation.

M-2 : Choix de votre banque

Démarchez plusieurs banques pour comparer leurs devis. Certaines proposent des offres avantageuses pour les professionnels de santé. Prenez en compte les tarifs des différents postes de dépenses, en TTC :

frais de compte professionnel et nombre de virements permanents et sepa inclus
frais de carte bancaire
location de TPE : vérifiez le tarif, la durée d’engagement (3-4 ans en général), les frais en cas de rupture anticipée de contrat, avec ou sans pin pad (boîtier patient), rouleaux fournis ou pas. Il est aussi possible d’acheter votre TPE (plus rentable) +/- prévoir un abonnement de maintenance selon votre tempérament
contrat d’encaissement par CB (aussi appelé forfait monétique) : certaines banques prélèvent un pourcentage de chaque paiement CB, d’autres un forfait quels que soient le nombre et le montant des transactions, cette deuxième option est clairement en votre faveur !
frais pour paiements à distance si vous réalisez des téléconsultations et que votre agenda en ligne ne gère pas les paiements : c’est en général un pourcentage du montant facturé

Gardez en tête qu’une négociation est toujours possible avec les conseillers bancaires !

M-2 : Choix de votre logiciel médical

Comparez :

abonnement : avec ou sans engagement, tarif
frais d’installation, de formation, de maintenance
frais de reprise de données si vous souhaitez copier les données patients de vos associés ou du praticien dont vous reprenez la patientèle
base médicamenteuse incluse ou à prévoir en supplément ?
hotline, maintenance incluse ?
sauvegarde des données patients : incluse ? sur combien de serveurs ? où ?
critères utilisateur à ne pas négliger : votre feeling par rapport au visuel, rapidité d’utilisation (le moins de clics possible pour chaque action), possibilité de formater des observation-types et prescription-types, facilité de facturation, de gestion de la comptabilité et des retours Noémie

Programmez vos heures de formation au logiciel si vous ne le maîtrisez pas encore et afin de bien l’avoir en main, être efficace et à l’aise le jour J.

M-2 : Choix de votre secrétariat

Présentiel, télésecrétariat à distance, et/ou agenda en ligne.

Abonnement : avec ou sans engagement, tarif fixe + à l’appel entrant, parfois sortant ; certains proposent aussi la possibilité d’envoyer des sms ou des documents aux patients
Abonnement à la téléconsultation si vous souhaitez en réaliser

Il est conseillé d’ouvrir la prise de rendez-vous aux patients 3-4 semaines avant le jour J sur l’agenda en ligne et 2 semaines avant auprès du télésecrétariat.

M-2 : Choix du gros matériel : médical, mobilier, informatique

Ergonomie rime avec confort et gain de temps ! Réfléchissez à vos besoins, comparez, et n’oubliez pas que votre investissement sera rentabilisé en quelques années d’exercice.

A lire sur ce thème : l’article Practimed Médecins : 10 conseils pour aménager votre cabinet.

Voici la liste du matériel à commander 1 à 2 mois à l’avance pour avoir l’esprit plus libre vers la fin :

Table d’examen et tabouret : prévoir un délai de livraison d’un mois
Lecteur(s) Carte vitale : il en existe à tous les prix et pour toutes les utilisations : monofente (il en faut donc deux : un pour la CV patient, un pour votre CPS) ou bifente, fixe ou mobile (selon le nombre de visites à domicile que vous envisagez de réaliser)
Matériel informatique : ordinateur, imprimante, scanner compatible avec votre logiciel médical, protection électrique onduleur + anti-surtension
Mobilier : lave-main, paillasse et meuble rangements, bureau (fixe ou réglable), chaise ou fauteuil de bureau, chaises patients, coin enfants (table et chaise, peu de jouets non bruyants et faciles à nettoyer)

Enregistrez bien toutes vos factures dans votre logiciel comptable ou dans un dossier numérique ou papier.

M-1,5 : Prenez rendez-vous en ligne à la CPAM

https://installation-medecin.ameli.fr, renseignez votre commune d’installation, votre RPPS, téléchargez pièce d’identité, rib pro, diplômes, choisissez une date de rendez-vous dans les 10 jours avant la date officielle de votre installation, ne soyez pas trop prévoyant, plus de 10 jours avant le jour J c’est trop tôt ! La CPAM vous appellera pour reporter le rendez-vous ! Car mystère administratif… la CPAM a besoin de la validation informatique du CDOM qui ne peut avoir lieu que 10-12 jours avant le jour prévu de votre installation…

M-1 : Déclaration à l’URSSAF

Connectez-vous sur cfe.urssaf.fr, puis cliquez sur : Déclarer une formalité, Profession libérale ou assimilée, Un début d’activité une création d’activité, et suivez les instructions jusqu’à finaliser votre déclaration.

M-1 : Déclaration à la CARMF

Envoyez un mail à affiliations.cotis@carmf.fr en indiquant votre changement de statut.

M-1 : Tenue de votre comptabilité

Si vous avez plus de 34% de charges, il est plus intéressant de quitter le régime simplifié du Micro-BNC pour bénéficier de la Déclaration contrôlée avec la déduction de vos frais pro réels. Dans ce cas, vous avez l’obligation de tenir un livre-journal de vos recettes-dépenses, soit par écrit dans un grand cahier vendu dans les AGA ou en papeterie ; soit numérique par le biais d’un expert-comptable, d’un logiciel de comptabilité en ligne, et/ou d’une AGA. La version numérique est bien plus pratique avec certains logiciels très bien faits qui se synchronisent avec votre compte bancaire pro pour vous faire gagner du temps.

M-1 : ah le ménage !

Le centre que vous intégrez a-t-il déjà un contrat d’entretien ?

Il vous faudra comparer :

entreprise de nettoyage professionnel : en général plus chère, moins flexible sur les tâches car tout est protocolisé, l’employé peut changer, mais vous n’êtes pas impacté par les congés, arrêts maladie ou invalidité, et l’administratif est géré par l’entreprise ;
versus salarié indépendant : en général plus concerné et motivé, plus flexible, moins cher, mais peut s’absenter pour congés annuels, maladie ou invalidité, pas de licenciement possible si cela ne se passe pas comme vous le souhaitiez, et contrats, fiches de paie à faire seul ou par comptable
nombre de passages par semaine à prendre en compte : balance coût / tranquilité d’esprit

M-1 : Les assurances à prendre en compte

Assurez votre cabinet : poste de dépense peu coûteux, vous pouvez comparer 2-3 devis si vous êtes motivé.
Modifiez votre contrat de RCP : contacter votre assurance de RCP pour leur indiquer votre changement de statut, poste de dépense peu coûteux aussi, vous pouvez comparer 2-3 devis si vous êtes motivé.
Modifiez votre contrat de Prévoyance : il serait judicieux de vous prévoir une alerte après 6-12 mois d’installation afin de réévaluer votre contrat de Prévoyance par rapport à vos nouveaux revenus. Le montant des indemnités journalières en cas d’arrêt maladie est important mais le sont plus encore celui de l’invalidité et les conditions que certains assureurs appliquent… Pensez bien à lire les Conditions générales de vos contrats, et si besoin faites-vous conseiller par un courtier.

Pratimed prévoit très bientôt une vidéo pour bien choisir sa prévoyance, les points sur lesquels être vigilant, toujours dans l’esprit de Practimed : concis et applicable immédiatement !

M-1 : Commande de votre plaque professionnelle

pensez à l’harmonie avec les plaques de vos confrères
ce qu’elle doit contenir : Dr Nom Prénom, spécialité, tél, horaires ou « Consultations sur rendez-vous ».

+/- Commandez aussi une plaque à fixer sur votre porte de cabinet, par exemple : Dr X, médecin généraliste. Merci de patienter en salle d’attente

J-21-30 : Ouverture de votre prise de rendez-vous sur l’agenda en ligne

J-15 : Mise en route du télésecrétariat

J-15 : Création d’une adresse de messagerie sécurisée MSSanté

Gratuite ou payante, toutes performantes, à vous de choisir votre team.

Pensez à demander à votre maintenance informatique de l’intégrer à votre logiciel métier, bien plus pratique pour importer les résultats dans les dossiers patients.

J-15 : Mise en place de votre collecte de Dasri

Plusieurs sociétés proposent une collecte à votre cabinet, en général trimestrielle. Pour débuter, je vous conseille de prévoir un collecteur de 0,3 L et un carton de 25 L (suffisants pour une activité classique de MG, vous pourrez facilement adapter les formats à chaque collecte). Vous pouvez demander un rabais si vous êtes plusieurs confrères à bénéficier de collectes les mêmes jours par la même entreprise.

J-15 : Envoi de votre nouveau Rib pro aux organismes concernés

Urssaf, Carmf, Comptable ou logiciel, Logiciel médical, Agenda en ligne, Télésecrétariat, Collecte de Dasri, Ménage…

J-15 : Commande de vos consommables auprès d’une boutique de matériel médical ou en ligne

de vos matériel et médicaments d’urgence, pansements, vaccination etc auprès d’une pharmacie ; de vos fournitures de bureautique et papeterie.

J-15 : Mise en place de votre collecte d’examens anapath

Si vous souhaitez réaliser des frottis cervico-utérins, les laboratoires d’anatomopathologie proposent une collecte hebdomadaire (gratuite) des prélèvements que vous réaliserez. Demandez-leur un premier passage du coursier afin qu’il vous livre le matériel nécessaire avant le jour J.

J-10 : Votre rendez-vous au bureau des PAMC de la CPAM

Un agent va vous présenter leurs missions, la ROSP, votre couverture sociale, vous donner les coordonnées de votre DAM (Délégué de l’Assurance Maladie) et de votre DSN (Délégué du Numérique en Santé) et vous délivrer un carton de cerfas et ordonnanciers bizones non identifiés pour débuter bien équipé.

Pensez à ajouter vos horaires d’ouverture et le numéro de téléphone de votre cabinet sur l’annuaire Ameli (critères pris en compte pour le forfait structure…).

J-7 : Demandez un référencement gratuit sur le site des Pages Jaunes

J-7 : Préparation de votre logiciel

+/- avec l’aide de la maintenance informatique de votre logiciel ou indépendante

Installez votre CPS sur votre logiciel métier.
Téléchargez Pro Santé Connect pour avoir un accès rapide aux téléservices de AmeliPro, et installez l’accès aux téléservices Amelipro sur votre logiciel métier si celui-ci le propose (gain de temps et copies automatiques des cerfas dans le dossier patient).
Logiciel métier : si vous avez la possibilité de vous préparer quelques prescription-types (ordonnances de vaccins ou pathologies fréquentes, examens complémentaires, observations pour suivi nourrissons par exemple), ce ne sera que du temps gagné et un peu plus de sérénité en consultation.
Intégrez votre messagerie sécurisée dans le logiciel.
Préparez vos entêtes d’ordonnances : elles doivent contenir : Dr Nom Prénom, Adresse professionnelle en précisant France, numéro de téléphone professionnel (de votre secrétariat) sous la forme +33 ; Nom, prénom, sexe et date de naissance du patient.

Petits tips gain de temps :

pré-signez vos prescriptions en pied-de-page afin de les donner au patient directement à leur sortie de l’imprimante et de ne pas avoir à les signer ni tamponner !
notez en NB de vos prescription-types un petit message sympathique expliquant à vos futurs correspondants que vous venez de vous installer et qu’ils peuvent vous adresser les courriers et résultats de vos patients sur votre messagerie sécurisée, en leur notant bien l’adresse.

J-7 ou plus tard mais on a rarement le temps une fois installé : coucou je suis là !

Présentez-vous auprès de vos futurs collègues de secteur, médicaux et paramédicaux ; contactez les laboratoires d’analyse les plus proches pour qu’ils enregistrent votre adresse mail sécurisée (cela vous simplifiera le traitement des bios).

J-1 : Affichez vos tarifs

Il est obligatoire d’afficher en salle d’attente au moins 5 cotations que vous utiliserez fréquemment.

J-1 : Mise en place du virement automatique de votre loyer + charges

pour ne plus avoir à y penser chaque mois.

J-1 : Commandez sur votre espace AmeliPro

Les ordonnanciers bizones papier et Cerfas pré-identifiés dont vous pensez avoir besoin, ainsi que le tensiomètre offert par la Cpam et les TROD Angine Streptatests.

J-0 : La CFE, c’est facile !

Vous recevrez automatiquement par courrier postal de la part de la Direction générale des finances publiques un Questionnaire relatif à l’activité professionnelle : à remplir et renvoyer dans les 30 jours.

Jour J, Go ! Je vous souhaite une vie professionnelle et personnelle équilibrée et enthousiasmante ! Rappelez-vous que votre cabinet vous appartient, que vos confrères sont là, et n’oubliez pas de penser à vous avant vos patients ! 😉

Édité par Dr Hélène Chhun,

validé par l’équipe médicale de Practimed

crédit photo: Unsplash

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